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Titre
Text copied to clipboard!Contrôleur de Documents
Description
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Nous recherchons un Contrôleur de Documents expérimenté pour rejoindre notre équipe et assurer la gestion efficace, l'organisation et le contrôle de tous les documents liés à nos projets et opérations. Le Contrôleur de Documents joue un rôle essentiel dans la garantie de la conformité, de la traçabilité et de l'accessibilité des documents techniques, administratifs et contractuels.
Le candidat idéal aura une excellente attention aux détails, une compréhension approfondie des systèmes de gestion documentaire, et la capacité de travailler en étroite collaboration avec plusieurs départements pour assurer la cohérence et l'intégrité des informations. Il ou elle devra également être capable de gérer des volumes importants de documents, de respecter des délais stricts et de maintenir des normes élevées de qualité documentaire.
Les responsabilités incluent la réception, l'enregistrement, la distribution, la révision, l'archivage et la suppression des documents conformément aux politiques internes et aux exigences réglementaires. Le Contrôleur de Documents devra également former les membres de l'équipe à l'utilisation des systèmes de gestion documentaire et veiller à ce que les procédures soient respectées.
Ce poste est crucial dans des secteurs tels que l'ingénierie, la construction, l'énergie, et les services publics, où la documentation précise et à jour est essentielle pour la réussite des projets. Le Contrôleur de Documents contribue à minimiser les risques, à améliorer la communication entre les équipes et à garantir la conformité aux normes de qualité et de sécurité.
Nous recherchons une personne proactive, organisée et dotée d'excellentes compétences en communication écrite et verbale. Une expérience préalable dans un rôle similaire, ainsi qu'une maîtrise des outils informatiques et des logiciels de gestion documentaire, sont fortement souhaitées.
Responsabilités
Text copied to clipboard!- Gérer la réception, l'enregistrement et la distribution des documents
- Assurer la conformité des documents aux normes internes et réglementaires
- Maintenir un système de classement efficace et sécurisé
- Former les utilisateurs aux procédures de gestion documentaire
- Effectuer des audits réguliers de la documentation
- Collaborer avec les équipes projets pour assurer la mise à jour des documents
- Contrôler les versions et les révisions des documents
- Préparer des rapports de suivi documentaire
- Assurer l'archivage et la suppression des documents obsolètes
- Gérer les accès et les autorisations des utilisateurs
- Veiller à la confidentialité des informations sensibles
- Participer à l'amélioration continue des processus documentaires
Exigences
Text copied to clipboard!- Diplôme en administration, gestion documentaire ou domaine connexe
- Expérience de 2 à 5 ans dans un poste similaire
- Maîtrise des logiciels de gestion documentaire (ex : SharePoint, Aconex)
- Excellente organisation et rigueur
- Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais
- Bonne communication écrite et orale en français
- Connaissance des normes ISO en gestion documentaire
- Sens de la confidentialité et de la discrétion
- Capacité à former et accompagner les utilisateurs
- Esprit d'équipe et autonomie
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
- Souci du détail et précision
Questions potentielles d'entretien
Text copied to clipboard!- Quelle est votre expérience en gestion documentaire ?
- Quels logiciels de gestion documentaire maîtrisez-vous ?
- Comment assurez-vous la conformité des documents ?
- Avez-vous déjà formé des collègues à l'utilisation d'un système documentaire ?
- Comment gérez-vous les délais serrés et les priorités multiples ?
- Quelle est votre méthode pour organiser un système de classement efficace ?
- Comment traitez-vous les documents confidentiels ?
- Avez-vous une expérience dans un environnement réglementé ?
- Comment assurez-vous le suivi des versions de documents ?
- Êtes-vous à l'aise avec les audits documentaires ?
- Comment réagissez-vous face à des erreurs dans la documentation ?
- Pourquoi souhaitez-vous travailler dans ce poste ?
